Kerran lennonopettajaksi opiskeleva hävittäjälentäjä kertoi minulle esimerkin siitä, miten hän itse antoi palautetta alkeislento-oppilaalleen. Sämpylä: Hyvää on se, että tämäkin lento on vihdoin ohi. Pihvi: Huonoa on se, että se meni kaikilta osin päin helvettiä. Sämpylä: Hyvää on se, että edes jäätiin henkiin. Vakavassakin mielessä tämä on hyvä malli palautteen antamiseen. Aloita sämpylän pohjapuolikkaalla eli nostamalla esiin hyvä asia. Seuraavaksi siirryt pihviin eli esität reilusti korjattavan asian. Päätä palautteenanto sämpylän kansipuolikkaalla eli esitä positiivinen yleisarvio. Suomalaisilla työpaikoilla annetaan yleisesti ottaen liian vähän palautetta. Palautteella on kuitenkin tärkeä tehtävä, ja siksi sen antamiseen kannattaisi kaikkien opetella. Palautetta on karkeasti sanottuna kahdenlaista: positiivista ja korjaavaa.

Ilman palautetta ihminen kokee itsensä näkymättömäksi

Jos työstä ei saa lainkaan palautetta, sen paremmin positiivista kuin korjaavaakaan, voi ihminen alkaa kokea itsensä näkymättömäksi ja tarpeettomaksi. Voi myös olla niin, että jos ihminen ei ole itse saanut koskaan palautetta, ei hän osaa sitä antaa itsekään muille. Silloin palautteen antamiseen täytyy opetella kuin käsikirjoituksesta. Palautteenanto ei tapahdu vain esimieheltä työntekijälle, vaan myös pomon on tärkeää saada palautetta omasta toiminnastaan ja myös työntekijöiden on hyvä antaa palautetta toisilleen. Positiivinen palaute nostaa itsetuntoa, lisää tehokkuutta ja työmotivaatiota, parantaa työilmapiiriä, vähentää vääränlaista työntekijöiden keskinäistä kilpailua, auttaa näkemään potentiaalin muissa ihmisissä ja parantaa myös kykyä vastaanottaa korjaavaa palautetta.

Miten annan rakentavaa palautetta

“Negatiivisen” palautteen sijasta kannattaa mieluummin puhua korjaavasta tai rakentavasta palautteesta. Korjaavalla palautteella tavoitellaan toiminnan muutosta. Jotta tavoitteella olisi parhaat edellytykset täyttyä, korjaava palaute kannattaa muotoilla oikeanlaiseen pakettiin. Korjaavaa palautetta on yleensä parasta antaa kahden kesken. Palaute keskittyy tekemiseen, ei henkilöön. Kerro korjattavasta asiasta reilusti mutta kuitenkin niin, että varjelet palautteensaajan itsetuntoa. Tarkoitus ei ole lytätä eikä mennä henkilökohtaisuuksiin vaan kertoa, mitä voisi tehdä paremmin. Tarjoa oivalluksia ratkaisuista. Ole täsmällinen ja yksilöi korjausehdotukset. Voit tarjota palautteensaajalle mahdollisuuksia oivaltaa ja viedä asiaa itse eteenpäin: kysy esimerkiksi “Jotta tämän saisi sujumaan paremmin, voisitko…” tai “Tulisiko sinulle mieleen muita vaihtoehtoja, miten…” Jos pehmentelet liikaa, palautteella ei ole enää haluttua vaikutusta. Korjaavalla palautteella tavoitellaan toiminnan muutosta, joten palautteesta on käytävä selville, mitä toivotaan tapahtuvan.

Muista päättää positiivisesti

Päätä palautteenanto myönteisesti antamalla positiivinen yleisarvio. Anna realistinen kuva mutta herätä myös toivoa ja motivaatiota. Joskus voi mennä suoraan pihviinkin, etenkin silloin, jos palautteen saaja tietää, että korjaava palaute on tulossa. Senkin voi alustaa tyyliin “Me tunnemme toisemme niin hyvin, että voimme varmaankin mennä suoraan asiaan”.