Näin raivaat työpäivään aikaa keskittymiselle

[et_pb_section bb_built=”1″ _builder_version=”3.0.47″][et_pb_row _builder_version=”3.0.48″ background_size=”initial” background_position=”top_left” background_repeat=”repeat”][et_pb_column type=”4_4″][et_pb_text _builder_version=”3.13.1″ background_size=”initial” background_position=”top_left” background_repeat=”repeat”]

Tehtävät seuraavat toisiaan. To do -lista kasvaa kasvamistaan. Paineessa on tuutattava ulos tehokkaita tuloksia, olipa sen hinta työntekijälle mikä hyvänsä.

Irtisanomisia on suunnitteilla, mutta työn määrä ei vähene. Taustalla painaa murhe oman työsuhteen jatkumisesta tai jatkumattomuudesta. Työkaverit vaihtuvat usein – työpaikkaa vaihdetaan tiheästi.

Kokonaisuutta hahmottamatta kaikki hoitavat yksittäisiä tehtäviä pois alta kiihtyvällä tahdilla – laadusta viis.

Kun vain pääsisi joskus zero-tilaan….

Kun vain olisi aikaa ajatella!

Tuntuuko töissä tältä? Se on tyypillistä nykyajalle.

Pysähtymiselle on aikaa harvoin tai ei ollenkaan, vaikka juuri se olisi avain  parempaan työhyvinvointiin. Kun yksilöt voivat hyvin, toimii koko työyhteisö paremmin yhteen. Ja kun yhteishenki on kunnossa, myös työt sujuvat paremmin ja asiakkaita voidaan palvella paremmin.

Hektisyys, kiire, paine ja stressi valitettavasti värittävät hyvin monen työarkea alasta riippumatta.

Miten aikavarkaat saa kiinni?

Aikaa ei voi hallita, mutta onneksi omaa toimintaa sen ajan puitteissa voi. Aikavarkaiden eliminoimiseen on muutamia harjoituksia. Tässä niistä yksi.

20–80-periaate tarkoittaa sitä, että 80 prosenttia tuloksista selittyy 20 prosentilla työhön laittamistasi panoksista. Loput 20 prosenttia tuloksista vie 80 prosenttia panoksista.

  1. Jos työviikkosi kestää 40 tuntia, niin mitkä ovat ne kahdeksan tuntia, jolloin saat aikaan 80 prosenttia saavutuksistasi? Turvaa tämä aika. Tutki sitten, voisinko sen ajan monistaa: voisitko tehdä näitä asioita esimerkiksi 12 tuntia tai 16 tuntia?
  2. Päätä edellisenä iltana, mitä aiot tehdä seuraavana työpäivänä. Pohdi realistisesti, paljonko se vie aikaa. Jos työpäiväsi kestää kahdeksan tuntia, suunnittele enintään kuuden tunnin verran tehtäviä.
  3. Muista: me teemme usein työpäivien aikana sitä mitä muut haluavat. Sen sijaan opettele tekemään sitä, mitä itse haluat ja koet tärkeäksi.
  4. Kun keskityt niihin töihin, joilla saat aikaan 80 prosenttia tuloksistasi, älä anna minkään keskeyttää sinua. Opettele olemaan poissa. Opettele kieltäytymään niistä tehtävistä, jotka eivät kuulu tähän 20 prosentin panostusosuuteen.
  5. Käytä esimerkiksi sähköpostissa automaattivastausta, että tarkistat saapuneet viestit 48 tunnin sisällä ja kiireisissä asioissa sinut tavoittaa soittamalla.
  6. Varaa kalenterista aikaväli sähköpostien katsomiseen ja soittopyyntöihin vastaamiseen. Se voi olla esimerkiksi tunnin mittainen aika päivittäin.
  7. Älä vastaa tämän päivän viesteihin, jos ne eivät liity 20 prosentin panostusosuuteen. Tarkista seuraavan päivän sähköpostiajallasi, mitkä viestit edellyttävät vielä toimenpiteitä. Huomaat, että suurin osa niistä on jo vanhentunut.
  8. Aloita heti tänään. Uuden tavan opettelu on prosessi, jolle pitää antaa aikaa.

Työnohjaus on ammattilaisen antamaa apua

Kaaoksen tuntua voi purkaa itse esimerkiksi edellä mainitulla harjoituksella, mutta myös ulkopuolisen ammatti-ihmisen vetämä työnohjaus on yksi hyvä tapa raivata kiireen keskelle pysähtymispaikkoja, joilla on aikaa tutkia itseä työntekijänä, omaa työnkuvaa ja koko työyhteisöä.

Työnohjaukselle on hektisessä työelämässä yhä enemmän tarvetta. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysalalla se on jo sisäänkirjoitettu osa ammattia, mutta työnohjaus ei ole alasta riippuvaista, vaan se sopii moneen.

Työnohjaaja auttaa pysähtymään

Työnohjauksessa pysähdytään tutkimaan, arvioimaan ja kehittämään omaa työtä, työn herättämiä tunteita, työroolia ja koko työyhteisön toimintaa. Työnohjaustapaamisia pitää työyhteisön ulkopuolinen, koulutettu henkilö.

Työnohjaajan rooli ei ole tarjota valmiita vastauksia. Tavoitteena on ennemmin hienovaraisesti opastaa ohjattavaa kysymysten ja keskustelun avulla oikeaan suuntaan ja löytämään itse vastaukset.

Itse työnohjaajana en usko sellaiseen työnohjaukseen, jossa ei ole mahdollisuutta jatkuvuuteen, säännöllisyyteen ja tavoitteellisuuteen. Työnohjaus vaatii toimiakseen aina riittävän pitkää säännöllistä työskentelyä, selkeitä tavoitteita, molemminpuolista sitoutumista ja luottamusta sekä säännöllistä arviointia.

Usein ajatellaan, että työnohjausta tarvitaan sitten, kun työyhteisöä vaivaa jokin erityinen ongelma. Sen sijaan työnohjaus on parhaimmillaan jatkuva kehittymisen väline. Sen avulla ongelmia on mahdollista ehkäistä, ei vain purkaa.

Työnohjaus

  • vaikuttaa työntekijään, koko työyhteisöön ja työn tekemiseen,
  • selkiyttää työnkuvaa ja ammatti-identiteettiä,
  • kohentaa työssä jaksamista,
  • lisää työn iloa,
  • parantaa työyhteisön ilmapiiriä,
  • vähentää poissaoloja
  • ja kehittää tuloksellisempia työtapoja.

Jos tunnet, että työnohjaus voisi olla hyödyksi sinulle tai koko työporukallenne:

  • Mieti, mihin tarpeeseen tarvitset ohjausta. Puuttuuko motivaatio? Oletko usein väsynyt? Painavatko asiakasasiat usein mieltäsi?
  • Ota työnohjauksen tarve puheeksi työkavereiden ja esimiehesi kanssa.
  • Huolehdi, että työnohjaus kirjataan työhyvinvointisuunnitelmaan.
  • Valitse työnohjaaja huolella. Koulutettuja työnohjaajia löydät esimerkiksi Suomen Työnohjaajat ry:n kautta.

Raul Soisalo
Instituutin johtaja, Käyttäytymistieteilijä, Kouluttajapsykoterapeutti (VET)

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]