Vältä ansat, jotka tappavat hedelmällisen keskustelun – kuusi vinkkiä

Työpaikoilla käydään jatkuvasti keskusteluja, joissa osapuolet kuvittelevat olevansa dialogissa, vaikka todellisuudessa meneillään on rinnakkaisia monologeja. Eikä tämä rajaudu vain työpaikoille, vaan samaa tapahtuu myös kotona.

Ihmisten välinen vuorovaikutus voidaan nähdä dialogisena keskusteluna, jossa etenemisen välineitä ovat esimerkiksi erilaiset kysymykset. Vuorovaikutus voi tyssähtää ansoihin, mistä seuraa, että dialogista tulee monologi. Nämä ansat ovat useimmiten johtajan tiettyjä puhetapoja, jotka lisäävät kitkaa keskustelussa.

Napit vastakkain on vaikea kuunnella

Ihminen ajautuu näihin ansoihin herkemmin silloin, kun hän kokee olevansa keskustelukumppanin kanssa vastakkaisilla puolilla. Ilmapiiri muuttuu. Keskustelutilanteesta tulee vaikea, ja toista osapuolta on hankalaa kuunnella laadukkaasti.

Kaikenlaisissa keskusteluissa olisi luonnollisesti tärkeää, että vuorovaikutus onnistuisi parhaalla tavalla. Onhan keskustelun päämääränä usein päästä johonkin yhteiseen tavoitteeseen, esimerkiksi kohentaa työyhteisön ilmapiiriä, kehittää työtä saadun palautteen perusteella tai vaikka ratkaista parisuhteen kipupisteitä kotioloissa.

Kuusi vinkkiä: näin parannat vuorovaikutuksen laatua

Tässä kuusi esimerkkiä tavanomaisista vuorovaikutusta heikentävistä ansoista, joita välttämällä parannat vuorovaikutuksen laatua.

Laadimme vinkit johtajan näkökulmasta työtilanteisiin erityisen hyvin istuviksi, mutta voit mainiosti soveltaa niitä kaikenlaisiin keskusteluihin. Myös toisen saappaisiin asettuminen tekee hyvää, joten anna vinkeille mahdollisuus, vaikket olisikaan esimiesasemassa.

1. Kysymys–vastaus

Ansa:
Peräkkäisiä kysymyksiä on liikaa.
Kysyjä kerää paljon tietoa vastaajalta.
Johdettava vastaa lyhyesti ja on passiivinen.

Korjaa näin:
Kuuntele tarinaa mielenkiinnolla.
Esitä enintään kolme kysymystä peräkkäin.
Vahvista ja reflektoi, mutta älä heti arvota vastauksia, varsinkaan ilman että toinen osapuoli sitä pyytää.

2. Kannanotto

Ansa:
Johtajan kannanotto saa johdettavan puolustautumaan.
Ongelma säilyy ja piiloutuu, ja alkaa peli.

Korjaa näin:
Kysy, mitä johdettava itse ajattelee asiasta.
Käytä hänen omia ilmaisujaan, ei määrittelyä.
Kuuntele, mikä on hänen mielestään olennaista.

3. Asiantuntija

Ansa:
Johtaja neuvoo liian innokkaasti.
Johdettavan vastuullisuus vähenee.
Johdettavan kiinnostus yhteistyöhön vähenee.

Korjaa näin:
Jaa tietoa maltilla. Tiedolla on aikansa.
Anna tietoa silloin, kun johdettava sitä pyytää.
Varmistu siitä, että saat luvan neuvoa.

4. Leimaaminen

Ansa:
Luokittelu koetaan leimaamiseksi. Joskus teemme sitä huomaamatta.
Luokittelu herättää vastarintaa, loukkaantumista ja puolustushalua.
Luokittelu aiheuttaa epärakentavaa ristiriitaa.

Korjaa näin:
Pyri kiinnittämään huomio huoliin, haittoihin ja seurauksiin.
Voit varovasti kysyä johdettavalta hänelle tärkeiden ihmisten ajatuksista ja mahdollisista huolista.
Määritelkää yhdessä: mistä tässä on kyse?

5. Kiirehtiminen

Ansa:
Johtaja kiirehtii muutokseen.
Johdettava kokee, ettei hän tule kuulluksi eikä asiaa tutkita tarkasti.

Korjaa näin:
Mieti, mikä on johdettavan elämän kokonaisuus ja miten hän sen itse hahmottaa.
Mikä on johdettavan kannalta nyt ajankohtaista?
Opettele motivointistrategioita (niistä lisää toisessa kirjoituksessa myöhemmin).

6. Syyttäminen

Ansa:
Syyllisen on löydyttävä vaikka väkisin.
Sekä johtaja että johdettava etsivät syntipukkia.
Esiin tulee selityksiä mutta ei ratkaisuja.

Korjaa näin:
Totea kysymys syyllisyydestä vaikeaksi.
Kysy avoimia kysymyksiä merkitysten selvittämiseksi.
Mikä toista osapuolta huolestuttaa, mikä auttaisi eteenpäin?

Vuorovaikutus voi tökkiä, vaikkemme olisikaan syyllistyneet näihin ansoihin. On useita muitakin syitä vuorovaikutuksen estymiseen – esimerkiksi aihepiiri, joka on arvostelulle arka, keskustelukumppanin vaikeus luottaa ihmisiin tai pelko leimautumisesta tai potkuista.

Mikroilmeet ja -eleet

Miten pärjätä kaikissa tilanteissa

Ihmismielen johtamisen selkeät vuokaaviot – johtamisen psykologiaa insinööreille

Johtaminen on taitolaji

Matka tyssähtää nopeasti, jos johtaja ei ole tilanteen tasalla.

Johtaminen on taitolaji

Miten syntyy voittajatiimi ja kuinka sitä johdetaan viisaasti?

Kukapa ei haluaisi olla päävalmentaja joukkueessa, joka kahmii kultamitaleita kisa toisensa jälkeen.

Voittoisat tiimit – tai ylipäätään hyvin yhteen pelaavat tiimit – koostuvat tyypillisesti erilaisista ihmisistä, joilla on kullakin omanlaisensa persoonallisuus, omanlaisensa tapa työskennellä ja omat vahvuutensa.

Tästä seuraa se, ettei yksi ainoa johtamismalli sovi kaikille tiimin jäsenille ja kaikkiin tilanteisiin, vaan hedelmällisintä on soveltaa tyyliä tilanteen ja ryhmän mukaan.

Tunnista oma tyylisi johtaa

Tässä muutama esimerkki siitä, miten johtaja voisi toimia yllättävän tilanteen äärellä. Tunnistatko piirteitä omasta johtamisestasi tai oman esimiehesi johtamisesta?

Tilanne: Mutteritehdas Muttinen tuottaa muttereita. Mutterilinjastoon tulee tekninen vika, ja tärkeä mutterierä menee pilalle. Jokainen sekunti, jonka tuotanto seisoo, tulee tehtaalle kalliiksi.

Johtaja X: “Huoli pois. Näitä pilalle menneitä muttereitahan voisi jatkojalostaa. Keksisimmekö porukalla, mikä tähän olisi paras ratkaisu?”

Tiimiläiset innostuvat ideoimaan, millaiseen käyttöön muttereita voisi hyödyntää. Vahinko saadaan korvattua jatkojalostuksena kehitetyn tuotteen myyntituotolla. (uudistava johtaminen)

Johtaja Y (huutaa vihastuneena): “Mutterit ovat pilalla! Siivotkaa jäljet ja käynnistäkää uusi tuotanto välittömästi, veipä se kuinka paljon aikaa ja vaivaa tahansa.”

Tiimi käy työhön suutaan avaamatta. Jonkun mielessä käy, eikö roskiin menevistä muttereista saisi aineksia muuhunkin. (autoritäärinen johtaminen)

Johtaja Z: “Tehkää miten parhaaksi näette.”

Tulos riippuu siitä, millaisia tiimin jäsenet ovat. Kokeneet tekijät löytävät ehkä itsekseen kekseliäitä tapoja korvata vahinko. Jos tiimi koostuu vasta työuransa aloittaneista, saattaa linjaston uudelleenkäynnistys epäonnistua ja seuraava mutterierä viivästyä. (antaa mennä -johtaminen)

Johtaja Q: Ottaa esille ohjekirjan tehtaan sisäisistä toimintasäännöistä ja poimii sieltä tilanteeseen kuuluvan toimintatavan sekä vahtii, ettei kukaan lipsu tästä ohjeesta.

Säännöistä ei poiketa, mutta luovat tavat hyödyntää jätteitä jäävät huomiotta. (byrokraattinen johtaminen)

Johdettavien lähtökohdat ja tilanne määrittelevät sen, millaisella tyylillä saavutetaan paras tulos. Sopivimman johtamistyylin valitsemiseen tarvitaankin niin ihmisten kuin tilanteen tuntemusta.

Mikä on menestyvän tiimin salaisuus?

Jotta voisit jonain päivänä johtaa voittajajoukkuetta, on sinun tiedettävä jokunen seikka sen rakentamisesta.

William Muirin vanhan tutkimuksen kontekstina olivat kanat ja kanalat. Tuo vertaus sopii yllättävän hyvin tähänkin aiheeseen.

Paras tulos ei synny siinä kanalassa, johon on koottu parhaiten munivat kanayksilöt.
Paras tulos syntyy siinä kanalassa, jossa on riittävän hyviä hyvän keskitason munijoita, jotka tulevat keskenään riittävän hyvin toimeen.

Tämä siksi, että huippukanayksilöillä alkoi mennä liikaa aikaa ja energiaa keskinäisen nokkimisjärjestyksen selvittämiseen, ja siksi tulos jäi lopulta heikoksi. Tuntematta ryhmädynamiikkaa johtaja voi siis pahimmillaan haitata ryhmän mahdollisuuksia menestyä.

Samasta syystä ne joukkueet, jotka haalivat parhaat pelaajat, eivät läheskään aina voita mestaruuksia.

Menestystiimin ainekset:

  • Poikkeuksellisen hyvä keskinäinen vuorovaikutus
  • Jokaisen jäsenen ajatuksille annetaan yhtä paljon aikaa ja kunnioitusta
  • Uskalletaan olla myös eri mieltä – äänekkäästikin
  • Johtaja kunnioittaa johdettaviaan, antaa heille riittävästi aikaansa ja aidosti välittää tiiminsä jäsenistä
  • Erilaiset ihmistyypit huomioidaan ja johtaja kartuttaa johtamisen tapojen valikoimaansa.

Timantteja syntyy, kun tiimi uskaltaa välillä asettaa itsensä prässiin voimakkaan paineen alaiseksi turvallisin mielin tietäen, että hyvin tässä käy.

Haluatko tulla paremmaksi johtajaksi?

Käytännönläheisiä ratkaisumalleja johtamisen arkipäiväisiin pulmatilanteisiin olemme koonneet johtamisen koulutuksiimme. Ohessa on esimerkkejä aiheeseen liittyvistä avoimista koulutuksista, jonne olet tervetullut. Tiedämme, että koulutuksemme ovat hyviä. Homman on hyvä perustua luottamukseen. Siksi annamme aina takuun: mikäli koulutuksen jälkeen sattuisit syystä tai toisesta olemaan tyytymätön, koulutuksen laskua ei tarvitse maksaa.