Ilman empatiaa ei ole hyvää esimiestä, mutta empatiakin voi uuvuttaa

Ilman empatiakykyä ihmisen on mahdotonta osoittaa myötätuntoa ja ymmärrystä toiselle ihmiselle. Siksi empatia on yksi tärkeimmistä työvälineistä kaikille ihmisten parissa työskenteleville ja myös esimiesasemassa toimiville. Hyvä esimies osaa asettua toisen ihmisen asemaan.

Parhaimmillaan empatia on voimavara, joka virittää toimimaan yhteisen edun mukaisesti. Empatialla on myös kääntöpuolensa, sillä emotionaalinen kuormittavuus voi altistaa uupumukselle. Miten pitää empatia voimavarana eikä antaa sen kääntyä taakaksi?

Tarkastele omia empatiataipumuksiasi

Kuinka hyvin tunnet omat empatiataipumuksesi? Omien taipumusten ymmärtäminen voi auttaa oppimaan, miten suojata itsensä liian syvältä myötäelämiseltä.

Seuraavien kysymysten kautta voit tutkia omia empatiataipumuksiasi:

  • Miten tunnet ja osoitat myötätuntoa?
  • Miten myötätuntoisuutesi vaikuttaa johtamistyöhösi?
  • Mitä kehon ja mielen reaktioita myötätuntoisuus sinussa herättää?
  • Kuinka pidät yllä rajoja johtamistyössä?

Tunteiden empatia ja ajattelun empatia

Empatia voidaan jakaa tunteiden ja ajattelun empatiaan. Tunteiden empatia tarkoittaa johtajan kykyä päästä kiinni johdettavan tunnetilaan. Ajattelun empatia tarkoittaa kykyä kuulla toisen tarina, hahmottaa tämän kokonaistilanne ja palauttaa hänelle jäsentyneenä se, minkä olemme kuulleet.

Johtajan on hyvä kyetä tasapainoisesti ajattelun ja tunteiden empatiaan. Joskus voi käydä niin, että johtaja samaistuu johdettavan tunteisiin niin voimakkaasti, että tunnetila alkaa ohjata tulkintaa tilanteesta. Johtajan voi olla vaikea hahmottaa kokonaistilannetta ja tukea johdettavan voimaantumista. Johtaja voi myös unohtaa varjella omaa koskemattomuuttaan.

Pysyvätkö tunteiden empatia ja ajattelun empatia itselläsi tasapainossa? Pohdi seuraavia kysymyksiä:

  • Missä määrin kykenet ajattelun ja tunteiden empatiaan?
  • Kuinka tietoisesti sen teet?
  • Pystytkö huomioimaan sen, mitä keskustelukumppani myötäelämiseltä tarvitsee?

Johtajakin tarvitsee tukea

Johtamisammattilaiset tarvitsevat työpaikalla erityistä tukea jaksaakseen myötätuntostressin alla. Johtajankaan ei pitäisi jäädä yksin ajatustensa kanssa. Mikään koulutus tai työkokemus ei yksinään suojaa johtajaa kaikelta siltä, mitä hän työssään kohtaa.

Työyhteisössä tarvitaan siis mahdollisuus jakaa syntynyttä kuormaa. Ajatusten jakamiselle pitää olla fyysinen ja psyykkinen tila, eikä ajatusten ääneen sanominen saa tarkoittaa sitä, että johtaja leimataan huonoksi johtajaksi. Myös organisaation ulkopuolelta on mahdollista hankkia keskusteluapua.

Jos johtajalla on taipumusta myötätuntostressiin, voi tilanne kehittyä uupumukseksi.

Jos sinusta tuntuu siltä, että myötätunto kuormittaa, tarkkaile tilannetta näiden kysymysten kautta:

  • Milloin toisen ihmisen tilanne tulee liian lähelle?
  • Miten voit näissä tilanteissa säilyttää kykysi olla avuksi ja johtaa?
  • Mikä auttaa keskittymään toisen ihmisen tarinan kuulemiseen, kun tunteet meinaavat vyöryä päälle?
  • Mitä tehdä, jos tunteet ottavat vallan?

Jos tunteet kuitenkin ottavat vallan, parasta mitä voit tehdä on hyväksyä reaktiosi ja tutkia niitä. Se ei tarkoita märehtimistä. Kun ajatuksille ja tunteille antaa luvan olla olemassa, ne katoavat nopeammin kuin käsittelemättöminä.

Pohdi näitä kysymyksiä:

  • Millaisia tunteita, ajatuksia ja kokemuksia astelee sisäiselle näyttämölleni?
  • Miten marssitan ne ulos silloin, kun vuorovaikutustilanne on ohi?
  • Kenen tunteita, ajatuksia ja kokemuksia kannan, kun suljen työhuoneen oven?

Johtaja: kysy, mitä kuuluu – sillä on isompi merkitys kuin arvaatkaan


Yhteiset juttuhetket kahvikupin ääressä voivat olla yllättävän tärkeitä työpaikan yhteishengen kannalta.

Työelämä on hektistä, tiedetään. Mutta projektien lykkääntymistäkin vaarallisempaa on unohtaa olla läsnä siellä, missä tiimisi on. Kiireessä käy helposti niin, että vetäydyt omiin oloihisi hoitamaan asioita ja juokset paikasta toiseen. Etäännyt alaisistasi etkä välttämättä edes tiedä, mitä työpaikalla tapahtuu, saati miten työntekijät voivat…

Millaisia ovat tyypilliset sudenkuopat esimiehen ja alaisten välisessä suhteessa? Yksi tyypillinen virhe on unohtaa olla läsnä. Varaa kalenteriin aikaa alaisia varten. Varaa kellonaika, jolloin ”vastaanottosi on auki”. Jätä aikaa oleskelemiselle. Kierrä työpisteillä, kysy mitä kuuluu ja auta, kun apua tarvitaan.

Mitä muuta esimiehen kannattaa huomioida, kun tavoitteena on hyvä suhde työntekijöihin?

Ole ystävällinen ja johtaja yhtä aikaa

Useimmat johtajat toivovat, että alaiset pitävät häntä ystävällisenä ja helposti lähestyttävänä. Siinä ei ole mitään vikaa; ihmiset ovat tyytyväisempiä työskennellessään sellaisen johtajan alaisuudessa, jonka kanssa he viihtyvät. Muista kuitenkin, että ystävä ja johtaja ovat eri asioita.

Jos unohdat roolisi johtajana, on entistä vaikeampaa tehdä isoja, esimerkiksi työntekijän irtisanomista koskevia päätöksiä. Ei ole velvollisuutesi olla alaistesi ylin ystävä, mutta jos onnistut olemaan ystävällinen ja johtaja samaan aikaan, niin olet oikealla tiellä.

Ole itse esimerkki

Onko tapanasi suhtautua asioihin pessimistisesti? Annatko ohjeita, joita et itse noudata? Tai odotatko tiimisi tekevän ylitöitä, mutta livahdat itse kotiin heti työajan päätyttyä?

Johtajana olet esimerkki alaisillesi. Jos haluat muokata heidän käytöstään, aloita omien tapojesi muuttamisesta. Useimmiten alaiset seuraavat kyllä esimerkkiäsi.

Näytä, minne olette matkalla

Ilman päämäärää työteosta tulee sekava soppa. Työntekijät rämpivät päivittäin selvitäkseen työpäivästä, mutta heillä ei ole käsitystä siitä, mikä merkitys heidän työllään on. Priorisoiminen on vaikeaa, ja projektit valmistuvat väärässä järjestyksessä.

Auta työntekijöitäsi asettamalla konkreettiset tavoitteet. Voitte käyttää vaikkapa tiimisopimusta, joka laaditaan tehtävän tai projektin alussa. Siihen merkitään, mikä on tiimin tarkoitus, käytettävissä olevat resurssit ja tavoite. Sopimus auttaa kirkastamaan päämääriä matkan varrella, ja projektin päätteeksi lopputulosta verrataan sopimukseen kirjattuun tavoitteeseen.

Kerro, kuinka työt sujuvat

Muista, että palautteessa on kaksi puolta: rakentava ja positiivinen. Palaute keikahtaa epätasapainoon, jos toinen puoli puuttuu. Palautteen puuttuminen kokonaan taas vaikuttaa työilmapiiriin, työmotivaatioon ja myös suoraan työn laatuun. Mistä työntekijä tietää, tekeekö hän oikein vai väärin, jos kukaan ei sitä kerro?

Kun annat palautetta, puhu suoraan ja realistisesti, kohdenna palaute henkilölle jolle se kuuluu ja anna palautteen saajalle myös mahdollisuus puhua. Näin rakennat paitsi laadukkaampaa työtä myös tyytyväisempää tiimiä.

Muista, ettei raha motivoi kaikkia

Toisille meistä raha on riittävä motiivi työnteolle. Kaikille se ei kuitenkaan sitä ole, ja se pitää johtajan muistaa.

Toisille isoa palkkaa tärkeämpää voi olla saada työelämä ja vapaa-aika parempaan tasapainoon. Heitä motivoi erityisen hyvin se, että työnantaja tarjoaa mahdollisuuden tehdä etätöitä tai joustavaa työaikaa. Muita motiiveja voivat olla vaikkapa lisävastuu, viihtyisä työympäristö tai sisällöllisesti palkitseva työ.

Lakkaa omimasta tehtäviä

Delegoiminen voi tuntua vaikealta. Tärkeimpien töiden kohdalla voi tuntua siltä, että ei kukaan muu osaa hoitaa tehtävää riittävän hyvin ja yhtä hyvin kuin minä itse.

Jos haalit tehtäviä itsellesi, on ennen pitkää edessä töiden ruuhkautuminen, ja palat loppuun töiden alla. Vältä ongelma opettamalla tehtäviä muille niin, että voit aina jakaa tehtävän toiselle sen hallitsevalle.

Lähteenä Raul Soisalon kirja “Psykoa johtamista”. Saatavilla e-kirjana.

Tuore esimies: näin saavutat alaistesi positiivisen kunnioituksen

Uuden johtajan kannattaa muistaa, että oma toiminta on aivan eri tavalla suurennuslasin alla kuin rivityöntekijänä toimiessa.

Ylenitkö työntekijästä esimiesasemiin? Ensimmäinen tehtäväsi on luopua siitä mukavuudesta, jota koet kun sinusta pidetään.

Olet luultavasti aiemmin kommentoinut esimiestesi toimintaa kollegoillesi, perheellesi ja ystävillesi. Nyt kun olet itse esimies, samanlaisia asioita sanotaan luultavasti nyt sinusta. Se on OK – niin kauan kun jatkuvasti ansaitset toisten positiivisen kunnioituksen. Todennäköisesti saavutat sen, kun kohtelet ihmisiä rehellisesti ja luotat heihin.

Edellisessä osassa kirjoitimme siitä, miten tilanne muuttuu, kun ylenet johtotehtäviin. (https://psyk.fi/ylennyitko-esimieheksi-ota-huomioon-nama-viisi-muutosta) Tästä kirjoituksesta voit poimia yhdeksän vinkkiä uudessa tehtävässä toimimiseen ja kommunikoimiseen.

Ole nöyrä.

Älä kuitenkaan nöyristele. Hyväksy se, että teet virheitä, ja ole halukas myöntämään ne. Älä myöskään kehuskele uudella asemallasi tai menestykselläsi. Ihmiset voivat leuhkia tai mahtailla hyvin hienovaraisilla keinoilla, joten ole asiassa erityisen varovainen.

Ikävä totuus on se, että jotkut ihmiset voivat keskittyä virheisiisi ja jopa nauttia niistä. Voit kohdata myös vastustusta ja muutosvastarintaa, tai joku voi yrittää jopa suoraan sabotoida työtäsi.

Varaudu tällaisiin tilanteisiin ja käsittele niitä välittömästi mutta myös proaktiivisesti ennakoiden. Vaikka haluaisimme kovasti uskoa, etteivät ammattilaiset käyttäydy tällä tavoin, kokemus osoittaa toista. Fiksutkin ihmiset voivat olla hyvin raadollisia.

Puhu.

Kommunikoi tiimisi kanssa alusta lähtien. Sikäli kuin mahdollista, jaa siirtymävaihetta koskevat huolenaiheesi ja pyydä niihin muilta kommentteja. Luottamuksen rakentaminen tiimiin on tärkeää.

Joudut harjoittelemaan uudenlaisen suhteen solmimista. Saatat joutua käsittelemään niiden henkilöiden loukkaantumisen tunteita, jotka halusivat sinun paikallesi. Tässä tarvitaan diplomatiaa, herkkyyttä ja ymmärtämystä.

Ilmaise odotuksesi.

Uusi tiimisi ei ole luultavasti vielä tottunut työskentelytapoihisi esimiehenä. Selvitä omat rutiinisi, pyri tulemaan tietoisemmaksi omasta johtamisen käyttöteoriastasi ja tiedota reilusti, mitä on odotettavissa. Samalla kysele muidenkin odotuksia ja toiveita.

  • Aiotko pitää säännöllisiä tiimikokouksia?
  • Toimitko avoin ovi -periaatteella?
  • Mitkä asiat asetat etusijalle?
  • Miten pidät yhteyttä?
  • Mitkä ovat tavoitteesi?
  • Miten niitä arvioidaan?

Selvennä ja päivitä jatkuvasti odotuksiasi. Mitä pikemmin aloitat avoimen kommunikaation, sitä parempi.

Määrittele rajat.

Tiedät, että et voi olla kaikkien ystävä samalla tavoin kuin aikaisemmin. Mieti, mitä se tarkoittaa ja miten ihmissuhteesi tulevat muuttumaan.

Anna jokaiselle tasapuolisesti huomiota.

Vältä sitä, että viettäisit aikaa vain yhden ryhmän kanssa. Osallistu tiimin sosiaalisiin tilanteisiin, mutta lähde pois aikaisin, mieluiten ensimmäisenä, niin että tiimin jäsenet voivat puhua ja seurustella keskenään vapaasti.

Rakenna sosiaalista verkostoa uusien vertaisten (entisten esimiestesi) kanssa.

Koska tunnet aikaisemmat työtoverisi, sinun luulisi olevan helppo aloittaa keskustelu heidän kanssaan. Kaikki eivät kuitenkaan enää vastaa avoimuuteen samalla tavoin, joten muista hyväksyä ihmisten erilaisuus ja sovita tyylisi sen mukaisesti.

Varo sanojasi.

Et todellakaan voi olla enää yhtä vapaa mielipiteittesi suhteen kuin aikaisemmin. Kun ilmaiset olevasi tyytymätön johonkin, vaikutat tahtomattasikin tiimiisi. Jos sanot, että et pidä jostakusta henkilöstä, voit vaikuttaa tiimisi asenteisiin kyseistä henkilöä kohtaan.

Johtajana sinun on varottava, mitä sanot ja ymmärrettävä, että sanoillasi voit vaikuttaa tiimin jäsenten mielipiteisiin ja käyttäytymiseen.

Delegoi.

Johtajana tehtäväsi on muuttunut. Aiemmin tavoitteenasi oli, että työt tulevat tehdyiksi. Nyt tavoitteenasi on, että saat ihmiset tekemään työt, joten tehokas delegointi on äärimmäisen tärkeä taito.

Älä erehdy ajattelemaan, että voit tehdä kaiken, koska olet johtaja. Sinulla on samat taidot ja kyvyt kuin ennenkin, mutta jos et delegoi, voit tahattomasti välittää viestin ”En luota siihen, että tekisit sen yhtä hyvin kuin minä”. Delegointi on voimaannuttavaa. Se on motivoivaa ja synnyttää luottamusta.

Mitä nopeammin vakiinnutat luottamuksen, sitä vahvempi tulee uusi tiimisi todennäköisesti olemaan. On toinenkin syy, miksi sinun täytyy oppia delegoimaan: jos et tee niin, työtaakkasi kasvaa liian suureksi ja stressaannut, mikä johtaa tehottomuuteen työssä ja jämähtämiseen urallasi.

Kouluttaudu.

Liian usein uudet johtajat jätetään uppoamaan tai pysyttelemään pinnalla yksinään, ilman ohjausta. Työpaikalla tapahtuva oppiminen ei ole tässä yleensä paras menettelytapa. Ulkopuolinen coachaus tai selkeä johtamiskoulutus on parempi vaihtoehto. Muista olla aktiivinen oman kehityksesi suhteen ja etsi mahdollisuuksia parantaa johtamistaitojasi.

 

Tutustu johtamisen koulutuksiimme.

Ylennyitkö esimieheksi? Ota huomioon nämä viisi muutosta

Johtajaksi tai muuksi esimieheksi valinta voi muuttaa lähes kaiken – tai sitten ei juuri mitään. Valtaa on enemmän, ja johtajana voit vaikuttaa entisiin vertaisiisi aivan uudella tavalla.

Olet edelleen sama ihminen. Nyt sanoillasi on kuitenkin enemmän merkitystä, ja entiset tiimitoverit odottavat sinulta vastauksia, eivät vain ideoita.

Voit kokea houkutusta tehdä heti kaikki haluamasi muutokset ja käskeä ihmisiä tekemään, mitä haluat heidän tekevän. Tällainen käytös ei luultavasti kuitenkaan saa johdettaviasi kunnioittamaan sinua, eikä se ainakaan edistä yhteistyötä.

Tuskin haluat toimia täysin päinvastoinkaan. Uusi johtaja, joka pyrkii olemaan edelleen vertainen, ikään kuin yksi muiden työntekijöiden joukossa, voi päätyä kovastikin turhauttamaan tiiminsä jäseniä. Jos pelkäät, että sinua pidetään määräilevänä, et ehkä odota johdettavilta riittävästi vastuullisuutta. Silloin voit herkästi myös välttää sellaisten päätösten tekemistä, jotka johtaisivat epäsuosioon.

Miten tilanne muuttuu, kun ylenet työntekijästä johtajaksi?

  1. Tiedät, miten tiimisi jäsenet toimivat.

Tämä voi kuulostaa edulta ja hyödylliseltä seikalta, kunnes huomaat, että sen sijaan, että vain hyväksyisit ihmisten käyttäytymisen, olet nyt vastuussa siitä, että heidän käyttäytymisensä ja toimintansa on sopusoinnussa tiimin tavoitteiden kanssa.

Aikaisemmin osallistuit tiimin toimintaan niin hyvässä kuin pahassa. Nyt sinun on varmistettava, että asiat tehdään oikein. Aikaisemmin saatoit ehkä välttää ihmisiä, joista et pitänyt. Nyt sinun on autettava heitäkin kehittymään – tai saatat joutua sanomaan heitä irti.

  1. Aikaisemmin kilpailit heidän kanssaan.

Usein vertaisten keskuudessa enemmän tai vähemmän kilpaillaan tunnustuksista, auktoriteetista ja statuksesta sekä mielekkäistä työtehtävistä. Uutena esimiehenä jotkut saattavat pitää sinua tämän kilpailun erän voittajana. Tämä saattaa pahimmillaan vahvistaa aikaisempia jännitteitä ja tuoda esille kaunan tunteita.

Sinulla on voinut olla jo pidemmältä ajalta hankaluuksia joidenkin tiimin jäsenten kanssa, joita sinun nyt olisi kyettävä tasapuolisesti tukemaan, kannustamaan, jopa kiittämään ja kehumaan.

  1. Aikaisemmin kommunikoit avoimesti ja vapaasti.

Johtajana sinun on oltava valikoiva jakamasi informaation suhteen ja erityisen tarkka tavasta jakaa se. Et ehkä voi kertoa kaikkea samalla tavoin kuin ennen. Tämä voi toimia molempiin suuntiin: myöskään tiimiin kuuluvat eivät saata kertoa sinulle kaikkea.

Se voi merkitä sitä, että tiimisi jäsenet kertovat sinulle vain ne asiat, joita he uskovat sinun haluavan kuulla, mikä voi johtaa vääristyneeseen informaation kulkuun ja huonoihin päätöksiin. Yleensä kylläkin avoin dialogi on hyödyllisempi kuin suljettu.

Johtajana et voi enää tuuletella, vaan puhetta on usein säädettävä monta pykälää kunnioittavampaan ja arvostavampaan sävyyn.

  1. Tiimin jäsenenä mielipiteilläsi oli sama painoarvo kuin toisten näkemyksillä.

Johtajana sanoillasi ja toimillasi on huomattavasti enemmän vaikutusta niin hyvässä kuin pahassa. Siitä seuraa, että tiimisi ei saata väitellä kanssasi yhtä paljon kuin ennen, etkä näin ollen enää välttämättä saa tietää, mitä he todella ajattelevat. Tämä voi haitata päätösten tekoa.

  1. Aikaisemmin sinulla oli läheiset suhteet tiimisi jäseniin.

Johtajana sinun on pidettävä ainakin jonkin verran etäisyyttä ihmisiin. Sinun on kohdeltava kaikkia tasapuolisesti, etkä voi antaa joidenkin ihmisten vaikuttaa itseesi toisia enemmän. Et myöskään saa antaa henkilökohtaisten tunteiden vaikuttaa rehelliseen palautteeseen ja järjestyksen ylläpitoon.

Millaisiin konkreettisiin toimiin sinun kannattaa nyt ryhtyä päästäksesi mahdollisimman sujuvasti vauhtiin johtajana? Siitä lisää seuraavassa blogikirjoituksessa.

Tutustu koulutustarjontaamme esimiehille ja johtajille

“Muista sämpylät, älä pehmennä liikaa” – anna palautetta rakentavasti

Kerran lennonopettajaksi opiskeleva hävittäjälentäjä kertoi minulle esimerkin siitä, miten hän itse antoi palautetta alkeislento-oppilaalleen.

Sämpylä: Hyvää on se, että tämäkin lento on vihdoin ohi.
Pihvi: Huonoa on se, että se meni kaikilta osin päin helvettiä.
Sämpylä: Hyvää on se, että edes jäätiin henkiin.

Vakavassakin mielessä tämä on hyvä malli palautteen antamiseen. Aloita sämpylän pohjapuolikkaalla eli nostamalla esiin hyvä asia. Seuraavaksi siirryt pihviin eli esität reilusti korjattavan asian. Päätä palautteenanto sämpylän kansipuolikkaalla eli esitä positiivinen yleisarvio.

Suomalaisilla työpaikoilla annetaan yleisesti ottaen liian vähän palautetta. Palautteella on kuitenkin tärkeä tehtävä, ja siksi sen antamiseen kannattaisi kaikkien opetella.

Palautetta on karkeasti sanottuna kahdenlaista: positiivista ja korjaavaa.

Ilman palautetta ihminen kokee itsensä näkymättömäksi

Jos työstä ei saa lainkaan palautetta, sen paremmin positiivista kuin korjaavaakaan, voi ihminen alkaa kokea itsensä näkymättömäksi ja tarpeettomaksi. Voi myös olla niin, että jos ihminen ei ole itse saanut koskaan palautetta, ei hän osaa sitä antaa itsekään muille. Silloin palautteen antamiseen täytyy opetella kuin käsikirjoituksesta.

Palautteenanto ei tapahdu vain esimieheltä työntekijälle, vaan myös pomon on tärkeää saada palautetta omasta toiminnastaan ja myös työntekijöiden on hyvä antaa palautetta toisilleen.

Positiivinen palaute nostaa itsetuntoa, lisää tehokkuutta ja työmotivaatiota, parantaa työilmapiiriä, vähentää vääränlaista työntekijöiden keskinäistä kilpailua, auttaa näkemään potentiaalin muissa ihmisissä ja parantaa myös kykyä vastaanottaa korjaavaa palautetta.

Miten annan rakentavaa palautetta

“Negatiivisen” palautteen sijasta kannattaa mieluummin puhua korjaavasta tai rakentavasta palautteesta. Korjaavalla palautteella tavoitellaan toiminnan muutosta. Jotta tavoitteella olisi parhaat edellytykset täyttyä, korjaava palaute kannattaa muotoilla oikeanlaiseen pakettiin.

Korjaavaa palautetta on yleensä parasta antaa kahden kesken. Palaute keskittyy tekemiseen, ei henkilöön. Kerro korjattavasta asiasta reilusti mutta kuitenkin niin, että varjelet palautteensaajan itsetuntoa. Tarkoitus ei ole lytätä eikä mennä henkilökohtaisuuksiin vaan kertoa, mitä voisi tehdä paremmin.

Tarjoa oivalluksia ratkaisuista. Ole täsmällinen ja yksilöi korjausehdotukset. Voit tarjota palautteensaajalle mahdollisuuksia oivaltaa ja viedä asiaa itse eteenpäin: kysy esimerkiksi “Jotta tämän saisi sujumaan paremmin, voisitko…” tai “Tulisiko sinulle mieleen muita vaihtoehtoja, miten…”

Jos pehmentelet liikaa, palautteella ei ole enää haluttua vaikutusta. Korjaavalla palautteella tavoitellaan toiminnan muutosta, joten palautteesta on käytävä selville, mitä toivotaan tapahtuvan.

Muista päättää positiivisesti

Päätä palautteenanto myönteisesti antamalla positiivinen yleisarvio. Anna realistinen kuva mutta herätä myös toivoa ja motivaatiota.

Joskus voi mennä suoraan pihviinkin, etenkin silloin, jos palautteen saaja tietää, että korjaava palaute on tulossa. Senkin voi alustaa tyyliin “Me tunnemme toisemme niin hyvin, että voimme varmaankin mennä suoraan asiaan”.

Vältä ansat, jotka tappavat hedelmällisen keskustelun – kuusi vinkkiä

Työpaikoilla käydään jatkuvasti keskusteluja, joissa osapuolet kuvittelevat olevansa dialogissa, vaikka todellisuudessa meneillään on rinnakkaisia monologeja. Eikä tämä rajaudu vain työpaikoille, vaan samaa tapahtuu myös kotona.

Ihmisten välinen vuorovaikutus voidaan nähdä dialogisena keskusteluna, jossa etenemisen välineitä ovat esimerkiksi erilaiset kysymykset. Vuorovaikutus voi tyssähtää ansoihin, mistä seuraa, että dialogista tulee monologi. Nämä ansat ovat useimmiten johtajan tiettyjä puhetapoja, jotka lisäävät kitkaa keskustelussa.

Napit vastakkain on vaikea kuunnella

Ihminen ajautuu näihin ansoihin herkemmin silloin, kun hän kokee olevansa keskustelukumppanin kanssa vastakkaisilla puolilla. Ilmapiiri muuttuu. Keskustelutilanteesta tulee vaikea, ja toista osapuolta on hankalaa kuunnella laadukkaasti.

Kaikenlaisissa keskusteluissa olisi luonnollisesti tärkeää, että vuorovaikutus onnistuisi parhaalla tavalla. Onhan keskustelun päämääränä usein päästä johonkin yhteiseen tavoitteeseen, esimerkiksi kohentaa työyhteisön ilmapiiriä, kehittää työtä saadun palautteen perusteella tai vaikka ratkaista parisuhteen kipupisteitä kotioloissa.

Kuusi vinkkiä: näin parannat vuorovaikutuksen laatua

Tässä kuusi esimerkkiä tavanomaisista vuorovaikutusta heikentävistä ansoista, joita välttämällä parannat vuorovaikutuksen laatua.

Laadimme vinkit johtajan näkökulmasta työtilanteisiin erityisen hyvin istuviksi, mutta voit mainiosti soveltaa niitä kaikenlaisiin keskusteluihin. Myös toisen saappaisiin asettuminen tekee hyvää, joten anna vinkeille mahdollisuus, vaikket olisikaan esimiesasemassa.

1. Kysymys–vastaus

Ansa:
Peräkkäisiä kysymyksiä on liikaa.
Kysyjä kerää paljon tietoa vastaajalta.
Johdettava vastaa lyhyesti ja on passiivinen.

Korjaa näin:
Kuuntele tarinaa mielenkiinnolla.
Esitä enintään kolme kysymystä peräkkäin.
Vahvista ja reflektoi, mutta älä heti arvota vastauksia, varsinkaan ilman että toinen osapuoli sitä pyytää.

2. Kannanotto

Ansa:
Johtajan kannanotto saa johdettavan puolustautumaan.
Ongelma säilyy ja piiloutuu, ja alkaa peli.

Korjaa näin:
Kysy, mitä johdettava itse ajattelee asiasta.
Käytä hänen omia ilmaisujaan, ei määrittelyä.
Kuuntele, mikä on hänen mielestään olennaista.

3. Asiantuntija

Ansa:
Johtaja neuvoo liian innokkaasti.
Johdettavan vastuullisuus vähenee.
Johdettavan kiinnostus yhteistyöhön vähenee.

Korjaa näin:
Jaa tietoa maltilla. Tiedolla on aikansa.
Anna tietoa silloin, kun johdettava sitä pyytää.
Varmistu siitä, että saat luvan neuvoa.

4. Leimaaminen

Ansa:
Luokittelu koetaan leimaamiseksi. Joskus teemme sitä huomaamatta.
Luokittelu herättää vastarintaa, loukkaantumista ja puolustushalua.
Luokittelu aiheuttaa epärakentavaa ristiriitaa.

Korjaa näin:
Pyri kiinnittämään huomio huoliin, haittoihin ja seurauksiin.
Voit varovasti kysyä johdettavalta hänelle tärkeiden ihmisten ajatuksista ja mahdollisista huolista.
Määritelkää yhdessä: mistä tässä on kyse?

5. Kiirehtiminen

Ansa:
Johtaja kiirehtii muutokseen.
Johdettava kokee, ettei hän tule kuulluksi eikä asiaa tutkita tarkasti.

Korjaa näin:
Mieti, mikä on johdettavan elämän kokonaisuus ja miten hän sen itse hahmottaa.
Mikä on johdettavan kannalta nyt ajankohtaista?
Opettele motivointistrategioita (niistä lisää toisessa kirjoituksessa myöhemmin).

6. Syyttäminen

Ansa:
Syyllisen on löydyttävä vaikka väkisin.
Sekä johtaja että johdettava etsivät syntipukkia.
Esiin tulee selityksiä mutta ei ratkaisuja.

Korjaa näin:
Totea kysymys syyllisyydestä vaikeaksi.
Kysy avoimia kysymyksiä merkitysten selvittämiseksi.
Mikä toista osapuolta huolestuttaa, mikä auttaisi eteenpäin?

Vuorovaikutus voi tökkiä, vaikkemme olisikaan syyllistyneet näihin ansoihin. On useita muitakin syitä vuorovaikutuksen estymiseen – esimerkiksi aihepiiri, joka on arvostelulle arka, keskustelukumppanin vaikeus luottaa ihmisiin tai pelko leimautumisesta tai potkuista.

Mikroilmeet ja -eleet

Miten pärjätä kaikissa tilanteissa

Ihmismielen johtamisen selkeät vuokaaviot – johtamisen psykologiaa insinööreille

Taitava johtaja huomaa paljon puhuvat katseet


Suurin osa vuorovaikutuksestamme on nonverbaalista eli kehon asennon, eleiden ja ilmeiden välittämää. Tämä pätee myös sosiaaliseen kanssakäymiseen työpaikalla. Ilmeitä ja eleitä tulkitsemalla voi päästä selvyyteen siitäkin, mitä ei suoranaisesti sanota ääneen.

Taitava johtaja osaakin käyttää psykologista silmää ja tulkita alaisiaan oikein. Näin voidaan välttää väärinkäsityksiä ja edistää sekä työn tehokkuutta että työssä viihtymistä.

Mitä ovat mikroilmeet?

Nonverbaalista viestintää tulkittaessa erityisen paljastavia ovat mikroilmeet, jotka syntyvät, kun ihminen yrittää salata tunteensa. Mikroilme kestää alle sekunnin ja siksi niitä on vaikea myös havaita. Joillakin on kuitenkin luonnostaan parempi alitajuinen kyky tulkita muiden ihmisten mikroilmeitä.

Tiedostamattomia mikroilmeitä on vaikea kontrolloida, joten ne paljastavat usein ihmisestä enemmän kuin pidempään kestävät ilmeet ja eleet, joita ihminen voi säädellä. Jos johtaja osaa tulkita alaisensa tai neuvottelukumppaninsa mikroilmeitä, voi hän päästä jyvälle heidän todellisista tunteistaan riippumatta siitä, mitä he ääneen sanovat.

Esimerkiksi jos esimies antaa alaiselleen yllättävän työtehtävän, voivat kulmien ja suun asento ensimmäisen sekunnin aikana paljastaa, mitä alainen uudesta tehtävästä todella ajattelee, ennen kuin hän ehtii säätää tietoisesti ilmettään.

Mitä asentosi ja eleesi kertovat?

Työpaikalla johtajan kannattaa myös itse kiinnittää huomiota asentoonsa ja eleisiinsä. Olipa tarkoituksena dominoida tai viestiä alaisille vilpittömyyttä ja avoimuutta, työntekijä todennäköisesti huomaa, mikäli elekieli on ristiriidassa puheen kanssa. Viestiikö johtajan kehon asento ylemmyyden tunnetta vai avaako hän kämmenensä rehellisyyden merkiksi?

Käsien ja jalkojen asento sekä katsekontakti merkitsevät paljon. Jos katse harhailee ympäriinsä ja kädet ovat aina puuskassa, ei avointa vaikutelmaa synny, vaikka jutustelu olisi sävyltään kuinka mukavaa.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että eleissä ja niiden välittämissä viesteissä on paljon myös yksilöllistä vaihtelua. Se, miten pitkää katsekontaktia ihminen pitää miellyttävänä ja mikä käsien asento tuntuu luontevalta, on pitkälti yksilöllistä.

Miten kulttuurierot vaikuttavat?

Lisäksi kulttuurilla on suuri vaikutus. Esimerkiksi Suomessa ei kätellessä ole sopivaa tarttua käteltävään henkilöön molemmilla käsillä. Vierasta henkilöä käteltäessä vapaalla kädellä saa korkeintaan koskettaa kevyesti käteltävän kyynärpäätä.

On kuitenkin kulttuureja, joissa molempien käsien käyttö kätellessä on hyvin tavallista ja tämä on hyvä ottaa huomioon kansainvälisessä työympäristössä. Kuten muutenkin ihmisten käytöstä tulkittaessa, myös nonverbaalin viestinnän kohdalla oikeisiin tulkintoihin pääsee vain, jos ottaa kulttuurierot huomioon.

Mikroilmeet ja -eleet