Työnohjaus tarjoaa eväitä oman tekemisen ymmärtämiseen ja kehittämiseen.
Tuskin on nykypäivänä työpaikkaa, jossa ei jollakin tasolla mietittäisi, miten työn tuottavuutta ja kustannustehokkuutta voitaisiin parantaa.
Työnohjaus on siihen vastaus, joka monia yllättää. Se on tuottava investointi, jolta on lupa odottaa mitattavia tuloksia jo lyhyellä aikavälillä – mutta vain silloin, kun työnohjaaja on saanut suositusten mukaisen koulutuksen tehtäväänsä.
Oletko harkinnut työnohjaajan pätevyyden hankkimista? Tulevien asiakkaidesi kannalta olennaista on, että pystyt perustelemaan työnohjauksesta saatavan hyödyn.
Parantaa tutkitusti tuottavuutta
Parhaimmillaan työnohjaus parantaa selvästi tuottavuutta. Asiaa on tutkittu muun muassa Lapin yliopistossa (https://yle.fi/uutiset/3-10619031).
Lapin yliopiston dosentti ja henkilöstötuottavuuden tutkimusjohtaja Marko Kestin mukaan työnohjauksen avulla tulosparannusta syntyy vähintään 500–1000 euroa työntekijää kohti vuositasolla.
Ammattitaitoinen työnohjaaja osaa perustella työnohjauksesta saatavan hyödyn ja kertoa sen tarvittaessa myös euroina.
Jotta työnohjaaja pystyy aidosti auttamaan asiakkaitaan, on syytä kouluttautua Suomen työnohjaajat ry:n koulutussuositusten mukaisesti (www.suomentyonohjaajat.fi).
Mikä työnohjaus?
Toisin kuin nimestä usein päätellään, työnohjaus ei tarkoita työhön perehdyttämistä.
Kyse on työnohjaajan ja työntekijän välisistä luottamuksellisista keskusteluista, joista työntekijä saa uusia eväitä tekemiseensä. Paras tulos saadaan pitkäjänteisellä yhteistyöllä.
Työnohjauksessa voidaan käsitellä työntekijän omia työn tekemisen tapoja tai laajemmin koko työyhteisöä käsitteleviä asioita, kuten työilmapiiriä.
Työnohjaajan tehtävä ei ole antaa valmiita vastauksia, vaan hän kuuntelee, keskustelee ja ohjaa hellävaraisesti ohjattavaa oivaltamaan itse vastauksia, arvioimaan omaa tekemistään ja kehittämään sitä entistä paremmaksi.
Johtajaksi tai muuksi esimieheksi valinta voi muuttaa lähes kaiken – tai sitten ei juuri mitään. Valtaa on enemmän, ja johtajana voit vaikuttaa entisiin vertaisiisi aivan uudella tavalla.
Olet edelleen sama ihminen. Nyt sanoillasi on kuitenkin enemmän merkitystä, ja entiset tiimitoverit odottavat sinulta vastauksia, eivät vain ideoita.
Voit kokea houkutusta tehdä heti kaikki haluamasi muutokset ja käskeä ihmisiä tekemään, mitä haluat heidän tekevän. Tällainen käytös ei luultavasti kuitenkaan saa johdettaviasi kunnioittamaan sinua, eikä se ainakaan edistä yhteistyötä.
Tuskin haluat toimia täysin päinvastoinkaan. Uusi johtaja, joka pyrkii olemaan edelleen vertainen, ikään kuin yksi muiden työntekijöiden joukossa, voi päätyä kovastikin turhauttamaan tiiminsä jäseniä. Jos pelkäät, että sinua pidetään määräilevänä, et ehkä odota johdettavilta riittävästi vastuullisuutta. Silloin voit herkästi myös välttää sellaisten päätösten tekemistä, jotka johtaisivat epäsuosioon.
Miten tilanne muuttuu, kun ylenet työntekijästä johtajaksi?
Tiedät, miten tiimisi jäsenet toimivat.
Tämä voi kuulostaa edulta ja hyödylliseltä seikalta, kunnes huomaat, että sen sijaan, että vain hyväksyisit ihmisten käyttäytymisen, olet nyt vastuussa siitä, että heidän käyttäytymisensä ja toimintansa on sopusoinnussa tiimin tavoitteiden kanssa.
Aikaisemmin osallistuit tiimin toimintaan niin hyvässä kuin pahassa. Nyt sinun on varmistettava, että asiat tehdään oikein. Aikaisemmin saatoit ehkä välttää ihmisiä, joista et pitänyt. Nyt sinun on autettava heitäkin kehittymään – tai saatat joutua sanomaan heitä irti.
Aikaisemmin kilpailit heidän kanssaan.
Usein vertaisten keskuudessa enemmän tai vähemmän kilpaillaan tunnustuksista, auktoriteetista ja statuksesta sekä mielekkäistä työtehtävistä. Uutena esimiehenä jotkut saattavat pitää sinua tämän kilpailun erän voittajana. Tämä saattaa pahimmillaan vahvistaa aikaisempia jännitteitä ja tuoda esille kaunan tunteita.
Sinulla on voinut olla jo pidemmältä ajalta hankaluuksia joidenkin tiimin jäsenten kanssa, joita sinun nyt olisi kyettävä tasapuolisesti tukemaan, kannustamaan, jopa kiittämään ja kehumaan.
Aikaisemmin kommunikoit avoimesti ja vapaasti.
Johtajana sinun on oltava valikoiva jakamasi informaation suhteen ja erityisen tarkka tavasta jakaa se. Et ehkä voi kertoa kaikkea samalla tavoin kuin ennen. Tämä voi toimia molempiin suuntiin: myöskään tiimiin kuuluvat eivät saata kertoa sinulle kaikkea.
Se voi merkitä sitä, että tiimisi jäsenet kertovat sinulle vain ne asiat, joita he uskovat sinun haluavan kuulla, mikä voi johtaa vääristyneeseen informaation kulkuun ja huonoihin päätöksiin. Yleensä kylläkin avoin dialogi on hyödyllisempi kuin suljettu.
Johtajana et voi enää tuuletella, vaan puhetta on usein säädettävä monta pykälää kunnioittavampaan ja arvostavampaan sävyyn.
Tiimin jäsenenä mielipiteilläsi oli sama painoarvo kuin toisten näkemyksillä.
Johtajana sanoillasi ja toimillasi on huomattavasti enemmän vaikutusta niin hyvässä kuin pahassa. Siitä seuraa, että tiimisi ei saata väitellä kanssasi yhtä paljon kuin ennen, etkä näin ollen enää välttämättä saa tietää, mitä he todella ajattelevat. Tämä voi haitata päätösten tekoa.
Aikaisemmin sinulla oli läheiset suhteet tiimisi jäseniin.
Johtajana sinun on pidettävä ainakin jonkin verran etäisyyttä ihmisiin. Sinun on kohdeltava kaikkia tasapuolisesti, etkä voi antaa joidenkin ihmisten vaikuttaa itseesi toisia enemmän. Et myöskään saa antaa henkilökohtaisten tunteiden vaikuttaa rehelliseen palautteeseen ja järjestyksen ylläpitoon.
Millaisiin konkreettisiin toimiin sinun kannattaa nyt ryhtyä päästäksesi mahdollisimman sujuvasti vauhtiin johtajana? Siitä lisää seuraavassa blogikirjoituksessa.
Työpaikoilla käydään jatkuvasti keskusteluja, joissa osapuolet kuvittelevat olevansa dialogissa, vaikka todellisuudessa meneillään on rinnakkaisia monologeja. Eikä tämä rajaudu vain työpaikoille, vaan samaa tapahtuu myös kotona.
Ihmisten välinen vuorovaikutus voidaan nähdä dialogisena keskusteluna, jossa etenemisen välineitä ovat esimerkiksi erilaiset kysymykset. Vuorovaikutus voi tyssähtää ansoihin, mistä seuraa, että dialogista tulee monologi. Nämä ansat ovat useimmiten johtajan tiettyjä puhetapoja, jotka lisäävät kitkaa keskustelussa.
Napit vastakkain on vaikea kuunnella
Ihminen ajautuu näihin ansoihin herkemmin silloin, kun hän kokee olevansa keskustelukumppanin kanssa vastakkaisilla puolilla. Ilmapiiri muuttuu. Keskustelutilanteesta tulee vaikea, ja toista osapuolta on hankalaa kuunnella laadukkaasti.
Kaikenlaisissa keskusteluissa olisi luonnollisesti tärkeää, että vuorovaikutus onnistuisi parhaalla tavalla. Onhan keskustelun päämääränä usein päästä johonkin yhteiseen tavoitteeseen, esimerkiksi kohentaa työyhteisön ilmapiiriä, kehittää työtä saadun palautteen perusteella tai vaikka ratkaista parisuhteen kipupisteitä kotioloissa.
Kuusi vinkkiä: näin parannat vuorovaikutuksen laatua
Tässä kuusi esimerkkiä tavanomaisista vuorovaikutusta heikentävistä ansoista, joita välttämällä parannat vuorovaikutuksen laatua.
Laadimme vinkit johtajan näkökulmasta työtilanteisiin erityisen hyvin istuviksi, mutta voit mainiosti soveltaa niitä kaikenlaisiin keskusteluihin. Myös toisen saappaisiin asettuminen tekee hyvää, joten anna vinkeille mahdollisuus, vaikket olisikaan esimiesasemassa.
1. Kysymys–vastaus
Ansa: Peräkkäisiä kysymyksiä on liikaa. Kysyjä kerää paljon tietoa vastaajalta. Johdettava vastaa lyhyesti ja on passiivinen.
Korjaa näin: Kuuntele tarinaa mielenkiinnolla. Esitä enintään kolme kysymystä peräkkäin. Vahvista ja reflektoi, mutta älä heti arvota vastauksia, varsinkaan ilman että toinen osapuoli sitä pyytää.
2. Kannanotto
Ansa: Johtajan kannanotto saa johdettavan puolustautumaan. Ongelma säilyy ja piiloutuu, ja alkaa peli.
Korjaa näin: Kysy, mitä johdettava itse ajattelee asiasta. Käytä hänen omia ilmaisujaan, ei määrittelyä. Kuuntele, mikä on hänen mielestään olennaista.
3. Asiantuntija
Ansa: Johtaja neuvoo liian innokkaasti. Johdettavan vastuullisuus vähenee. Johdettavan kiinnostus yhteistyöhön vähenee.
Korjaa näin: Jaa tietoa maltilla. Tiedolla on aikansa. Anna tietoa silloin, kun johdettava sitä pyytää. Varmistu siitä, että saat luvan neuvoa.
4. Leimaaminen
Ansa: Luokittelu koetaan leimaamiseksi. Joskus teemme sitä huomaamatta. Luokittelu herättää vastarintaa, loukkaantumista ja puolustushalua. Luokittelu aiheuttaa epärakentavaa ristiriitaa.
Korjaa näin: Pyri kiinnittämään huomio huoliin, haittoihin ja seurauksiin. Voit varovasti kysyä johdettavalta hänelle tärkeiden ihmisten ajatuksista ja mahdollisista huolista. Määritelkää yhdessä: mistä tässä on kyse?
5. Kiirehtiminen
Ansa: Johtaja kiirehtii muutokseen. Johdettava kokee, ettei hän tule kuulluksi eikä asiaa tutkita tarkasti.
Korjaa näin: Mieti, mikä on johdettavan elämän kokonaisuus ja miten hän sen itse hahmottaa. Mikä on johdettavan kannalta nyt ajankohtaista? Opettele motivointistrategioita (niistä lisää toisessa kirjoituksessa myöhemmin).
6. Syyttäminen
Ansa: Syyllisen on löydyttävä vaikka väkisin. Sekä johtaja että johdettava etsivät syntipukkia. Esiin tulee selityksiä mutta ei ratkaisuja.
Korjaa näin: Totea kysymys syyllisyydestä vaikeaksi. Kysy avoimia kysymyksiä merkitysten selvittämiseksi. Mikä toista osapuolta huolestuttaa, mikä auttaisi eteenpäin?
Vuorovaikutus voi tökkiä, vaikkemme olisikaan syyllistyneet näihin ansoihin. On useita muitakin syitä vuorovaikutuksen estymiseen – esimerkiksi aihepiiri, joka on arvostelulle arka, keskustelukumppanin vaikeus luottaa ihmisiin tai pelko leimautumisesta tai potkuista.
Suurin osa vuorovaikutuksestamme on nonverbaalista eli kehon asennon, eleiden ja ilmeiden välittämää. Tämä pätee myös sosiaaliseen kanssakäymiseen työpaikalla. Ilmeitä ja eleitä tulkitsemalla voi päästä selvyyteen siitäkin, mitä ei suoranaisesti sanota ääneen.
Taitava johtaja osaakin käyttää psykologista silmää ja tulkita alaisiaan oikein. Näin voidaan välttää väärinkäsityksiä ja edistää sekä työn tehokkuutta että työssä viihtymistä.
Mitä ovat mikroilmeet?
Nonverbaalista viestintää tulkittaessa erityisen paljastavia ovat mikroilmeet, jotka syntyvät, kun ihminen yrittää salata tunteensa. Mikroilme kestää alle sekunnin ja siksi niitä on vaikea myös havaita. Joillakin on kuitenkin luonnostaan parempi alitajuinen kyky tulkita muiden ihmisten mikroilmeitä.
Tiedostamattomia mikroilmeitä on vaikea kontrolloida, joten ne paljastavat usein ihmisestä enemmän kuin pidempään kestävät ilmeet ja eleet, joita ihminen voi säädellä. Jos johtaja osaa tulkita alaisensa tai neuvottelukumppaninsa mikroilmeitä, voi hän päästä jyvälle heidän todellisista tunteistaan riippumatta siitä, mitä he ääneen sanovat.
Esimerkiksi jos esimies antaa alaiselleen yllättävän työtehtävän, voivat kulmien ja suun asento ensimmäisen sekunnin aikana paljastaa, mitä alainen uudesta tehtävästä todella ajattelee, ennen kuin hän ehtii säätää tietoisesti ilmettään.
Mitä asentosi ja eleesi kertovat?
Työpaikalla johtajan kannattaa myös itse kiinnittää huomiota asentoonsa ja eleisiinsä. Olipa tarkoituksena dominoida tai viestiä alaisille vilpittömyyttä ja avoimuutta, työntekijä todennäköisesti huomaa, mikäli elekieli on ristiriidassa puheen kanssa. Viestiikö johtajan kehon asento ylemmyyden tunnetta vai avaako hän kämmenensä rehellisyyden merkiksi?
Käsien ja jalkojen asento sekä katsekontakti merkitsevät paljon. Jos katse harhailee ympäriinsä ja kädet ovat aina puuskassa, ei avointa vaikutelmaa synny, vaikka jutustelu olisi sävyltään kuinka mukavaa.
Kannattaa kuitenkin muistaa, että eleissä ja niiden välittämissä viesteissä on paljon myös yksilöllistä vaihtelua. Se, miten pitkää katsekontaktia ihminen pitää miellyttävänä ja mikä käsien asento tuntuu luontevalta, on pitkälti yksilöllistä.
Miten kulttuurierot vaikuttavat?
Lisäksi kulttuurilla on suuri vaikutus. Esimerkiksi Suomessa ei kätellessä ole sopivaa tarttua käteltävään henkilöön molemmilla käsillä. Vierasta henkilöä käteltäessä vapaalla kädellä saa korkeintaan koskettaa kevyesti käteltävän kyynärpäätä.
On kuitenkin kulttuureja, joissa molempien käsien käyttö kätellessä on hyvin tavallista ja tämä on hyvä ottaa huomioon kansainvälisessä työympäristössä. Kuten muutenkin ihmisten käytöstä tulkittaessa, myös nonverbaalin viestinnän kohdalla oikeisiin tulkintoihin pääsee vain, jos ottaa kulttuurierot huomioon.
